Đi liên tỉnh cần các loại giấy tờ gì? 8 Qui định về chứng từ hàng hoá

Chuẩn bị giấy tờ phục vụ cho hoạt động giao nhận hàng hóa, cả trong và ngoài nước, là một yếu tố quan trọng. Nếu thiếu các loại giấy tờ cần thiết khi vận chuyển trong nước, đơn hàng sẽ không thể được chuyển đi và có thể bị cơ quan chức năng giữ lại để xác thực. Để đảm bảo sự thuận lợi trong hoạt động vận chuyển, Chuyển Nhà Uy Tín sẽ chia sẻ các loại giấy tờ cần thiết khi di chuyển trong nước để quý khách hàng cùng biết và thực hiện

Khi đi liên tỉnh cần các loại giấy tờ gì?

Thông thường, khi thực hiện hoạt động vận chuyển trong nước, Chuyển Nhà Uy Tín khuyến nghị bạn cần có sẵn 6 loại giấy tờ sau

Biên bản giao nhận (vận đơn hàng hóa)

Vận đơn hàng hóa, còn được gọi là biên bản giao nhận, là một trong những loại giấy tờ quan trọng khi vận chuyển hàng hóa trong nước. Vận đơn này đóng vai trò quan trọng trong việc xác nhận rằng hàng hóa đã được đơn vị vận chuyển tiếp nhận và chuyển đến người nhận.

Mặc dù tên gọi có vẻ phức tạp, vận đơn thực tế chỉ là một loại hóa đơn thông thường. Sau khi bạn hoàn tất thủ tục gửi hàng, đơn vị vận chuyển sẽ xử lý đơn hàng và lập hóa đơn cho bạn. Mã vận đơn trên hóa đơn sẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi tình trạng đơn hàng. Trong trường hợp gặp sự cố trong quá trình vận chuyển, bạn có thể sử dụng giấy tờ này để xác nhận với đơn vị vận chuyển.

Hóa đơn, chứng từ các loại

Ngoài vận đơn hàng hóa, bạn cũng cần chuẩn bị các loại hóa đơn và chứng từ khác liên quan đến lô hàng. Hóa đơn (bao gồm cả hóa đơn VAT) là một trong những chứng từ không thể thiếu khi vận chuyển hàng hóa. Bạn cần giữ kỹ hóa đơn này để có thể xác minh lại với đơn vị vận chuyển trong trường hợp gặp sự cố với lô hàng.

Hơn nữa, hóa đơn còn liên quan trực tiếp đến việc kê khai các chi phí vận chuyển hàng hóa. Vì vậy, việc có loại giấy tờ này là rất quan trọng và bạn cần lưu trữ một cách cẩn thận để bảo đảm quyền lợi của mình trong quá trình vận chuyển.

Ngoài hóa đơn, các chứng từ khác như biên bản giao nhận, phiếu xuất kho, hoặc các tài liệu chứng minh nguồn gốc hàng hóa cũng đều quan trọng. Biên bản giao nhận là bằng chứng về việc hàng hóa đã được giao và nhận, trong khi phiếu xuất kho xác nhận rằng hàng đã được xuất đi từ kho của bạn. Các tài liệu chứng minh nguồn gốc hàng hóa như hóa đơn mua bán, chứng từ nhập khẩu, hoặc chứng từ vận chuyển quốc tế cũng cần được bảo quản cẩn thận.

Bằng cách này, việc sở hữu và bảo quản đầy đủ các loại giấy tờ sẽ giúp bạn dễ dàng giải quyết mọi vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển hàng hóa

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Trong số 6 loại giấy tờ cần thiết khi vận chuyển trong nước, một trong những loại đó là phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Khi hàng hóa được vận chuyển trực tiếp từ kho của doanh nghiệp, cần phải có phiếu xuất kho để chứng minh rằng hàng hóa đã được lấy ra khỏi kho. Điều này giúp việc kê khai và hạch toán trở nên dễ dàng hơn.

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ còn là một công cụ quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Bằng cách ghi nhận thông tin về số lượng, loại hàng hóa và ngày giờ xuất kho, phiếu này giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác tình trạng hàng hóa trong kho và quản lý việc vận chuyển hàng hóa một cách hiệu quả. Đồng thời, nó cũng là bằng chứng về việc vận chuyển nội bộ, đảm bảo sự minh bạch và chính xác trong quá trình quản lý hàng hóa của doanh nghiệp.

Hợp đồng vận chuyển hàng hóa

Nếu bạn có kế hoạch vận chuyển một đơn hàng lớn hoặc muốn thiết lập một mối quan hệ vận chuyển lâu dài, việc có một hợp đồng vận chuyển là cần thiết. Trong hợp đồng, các điều khoản cần được hai bên thỏa thuận và đạt được sự đồng ý. Điều này giúp xác định rõ quyền và trách nhiệm của mỗi bên một cách dễ dàng.

Quá trình giải quyết hợp đồng cũng trở nên đơn giản hơn mà không gặp phải những rắc rối ảnh hưởng đến mối quan hệ hợp tác giữa hai bên. Hợp đồng vận chuyển hàng hóa còn cung cấp một khung pháp lý cho việc giải quyết tranh chấp, nếu có, đồng thời bảo vệ quyền lợi của cả người gửi và người nhận hàng.

Ngoài ra, việc có hợp đồng vận chuyển còn giúp tạo ra sự tin cậy và ổn định trong mối quan hệ thương mại giữa hai bên. Điều này làm tăng tính chuyên nghiệp và uy tín của doanh nghiệp trong ngành vận chuyển hàng hóa.

Giấy phép kinh doanh vận tải

Để hoạt động vận tải một cách hợp pháp, các doanh nghiệp trong ngành phải có giấy tờ chứng minh kinh doanh vận tải. Đây là một trong những giấy tờ cần thiết khi thực hiện các hoạt động vận chuyển trong nước.

Thường thì, bên vận chuyển sẽ cần các giấy tờ cụ thể bao gồm:

1. Giấy tờ xe: Bao gồm các giấy tờ liên quan đến xe như bảo hiểm xe, đăng ký xe, kiểm định kỹ thuật và các giấy tờ khác về phương tiện vận chuyển. Đảm bảo rằng các giấy tờ này luôn còn hiệu lực và đầy đủ để tránh gặp phải các vấn đề pháp lý trong quá trình vận chuyển.
2. Giấy tờ của chủ phương tiện: Bao gồm giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh vận tải và các giấy tờ liên quan đến hoạt động kinh doanh vận tải của doanh nghiệp. Đây là các tài liệu chứng minh rằng doanh nghiệp có đủ điều kiện pháp lý để thực hiện hoạt động vận chuyển hàng hóa.
3. Giấy tờ của người điều khiển phương tiện: Đối với người lái xe, cần có các giấy tờ như giấy phép lái xe, giấy tờ tùy thân và các giấy tờ khác liên quan đến việc điều khiển phương tiện. Đảm bảo rằng người lái xe luôn có các giấy tờ này trong quá trình vận chuyển để tránh gặp phải các trở ngại pháp lý và hành chính.

Việc giữ gìn và bảo quản đầy đủ các giấy tờ này không chỉ giúp đảm bảo tính hợp pháp của hoạt động vận chuyển mà còn tạo ra sự tin cậy và uy tín trong ngành vận tải hàng hóa.

Giấy tờ đi đường

Ngoài các loại giấy tờ đã đề cập trước đó, khi vận chuyển hàng hóa trong nước cũng cần đến giấy tờ đi đường. Đây là giấy tờ được cấp cho xe kinh doanh vận tải hàng hóa và được sử dụng cho mỗi chuyến hàng hoặc chuyến xe, làm chứng từ cho phương tiện vận chuyển.

Thường thì, khi ủy quyền cho chuyến xe giao hàng đi tỉnh, người ta sẽ sử dụng giấy đi đường. Trên giấy tờ này sẽ được cập nhật chi tiết về nơi xuất phát, điểm đến, loại phương tiện sử dụng, thời gian di chuyển, lý do lưu trú,… Việc sử dụng giấy tờ này giúp xác minh một cách rõ ràng hành trình của chuyến xe.

Việc có giấy tờ đi đường không chỉ giúp quản lý chặt chẽ và kiểm soát các hoạt động vận chuyển mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc giám sát và điều chỉnh trong trường hợp cần thiết. Nó cũng đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ đúng quy trình trong quá trình vận chuyển hàng hóa, từ đó nâng cao hiệu quả và đảm bảo an toàn cho cả hàng hóa và người tham gia vào quá trình vận chuyển.

Lợi ích khi huẩn bị đủ giấy tờ cần thiết khi vận chuyển trong nước là gì?

Việc chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ cần thiết khi vận chuyển hàng hóa trong nước là một điều quan trọng mà ai cũng nên biết khi thực hiện hoạt động giao nhận. Cả người gửi và bên vận chuyển đều cần có những loại giấy tờ này vì các lý do sau đây:

1. Xác minh hoạt động vận chuyển và thông tin đơn hàng: Các giấy tờ cung cấp căn cứ để xác minh hoạt động vận chuyển, thông tin về đơn hàng, cũng như trách nhiệm của cả người gửi và bên vận chuyển. Trong trường hợp xảy ra sự cố với hàng hóa, các giấy tờ này giúp người gửi bảo vệ quyền lợi của mình và đồng thời yêu cầu bên vận chuyển giải quyết sự cố một cách hợp lý đối với khách hàng.
2. Thủ tục kiểm tra và giám sát: Các loại giấy tờ này là yêu cầu để lô hàng vượt qua các chốt kiểm tra của các cơ quan chức năng. Nếu không có các giấy tờ chứng minh lô hàng, hàng hóa có thể bị thu giữ và thậm chí bị tịch thu nếu chủ hàng không thể xác minh được.
3. Kê khai và hạch toán dễ dàng: Các loại hóa đơn, chứng từ, phiếu xuất kho là căn cứ để kê khai và hạch toán hàng hóa. Sử dụng các giấy tờ này giúp việc kiểm soát hàng hóa và chi phí trở nên thuận tiện hơn.

Vì những lý do trên, khi thực hiện hoạt động vận chuyển hàng hóa trong nước, việc chuẩn bị đủ các loại giấy tờ này là rất cần thiết. Điều này không chỉ giúp đảm bảo tính hợp pháp và an toàn cho quá trình vận chuyển mà còn tạo ra sự tin cậy và uy tín trong ngành.

Quy định về chứng từ hàng hóa khi vận chuyển

Chứng từ về hàng hóa là những bằng chứng quan trọng cho tính hợp pháp của lô hàng. Tuy nhiên, các quy định về chứng từ hàng hóa có thể thay đổi tùy theo từng trường hợp cụ thể. Dưới đây là thông tin về các trường hợp thường gặp mà Chuyển Nhà Uy Tín muốn chia sẻ:

Trong trường hợp 1: Hàng hóa được điều động nội bộ từ cơ sở kinh doanh đến các chi nhánh, cửa hàng hoặc ngược lại

Khi hàng hóa được điều động nội bộ từ cơ sở kinh doanh đến các chi nhánh, cửa hàng hoặc ngược lại, thì thông thường cần có đầy đủ các giấy tờ sau:

1. Hóa đơn GTGT hoặc hợp đồng bán hàng: Đây là giấy tờ chứng nhận việc mua bán hàng hóa giữa các bên, bao gồm thông tin về sản phẩm, số lượng, giá trị và các điều khoản giao dịch khác.
2. Phiếu xuất kho: Giấy tờ này ghi lại việc xuất kho hàng hóa từ cơ sở gốc đến địa điểm đích, bao gồm thông tin về số lượng, mô tả hàng hóa và thông tin vận chuyển.
3. Phiếu vận chuyển nội bộ: Đây là giấy tờ chứng nhận việc vận chuyển hàng hóa nội bộ từ cơ sở gốc đến địa điểm đích trong hệ thống nội bộ của doanh nghiệp. Thường đi kèm với lệnh điều động nội bộ, ghi rõ thông tin về nguồn gốc, điểm đến, số lượng và các thông tin liên quan khác.

Trường hợp 2: Khi hàng hóa được xuất giao cho đại lý bán theo giá do cơ sở sản xuất kinh doanh quy định hưởng hoa hồng

Khi hàng hóa được xuất giao cho đại lý bán theo giá do cơ sở sản xuất kinh doanh quy định hưởng hoa hồng, cần có ít nhất một trong hai chứng từ sau:

1. Hóa đơn GTGT hoặc hợp đồng bán hàng: Đây là giấy tờ chứng nhận việc mua bán hàng hóa giữa cơ sở sản xuất kinh doanh và đại lý bán. Hóa đơn GTGT hoặc hợp đồng bán hàng cung cấp thông tin về sản phẩm, số lượng, giá trị và các điều khoản giao dịch, bao gồm cả thông tin về hoa hồng được hưởng.
2. Phiếu xuất hàng gửi bán đại lý kèm theo lệnh điều động nội bộ: Đây là giấy tờ ghi lại việc xuất hàng hóa từ cơ sở sản xuất kinh doanh đến đại lý bán, cùng với lệnh điều động nội bộ. Phiếu xuất hàng gửi bán đại lý cung cấp thông tin về số lượng, mô tả hàng hóa và thông tin vận chuyển, trong khi lệnh điều động nội bộ ghi rõ thông tin về nguồn gốc, điểm đến và các chi tiết khác liên quan đến việc giao hàng cho đại lý.

Cả hai chứng từ trên đều có vai trò xác minh việc giao hàng hóa cho đại lý bán với giá hưởng hoa hồng do cơ sở sản xuất kinh doanh quy định. Chúng đảm bảo tính minh bạch và quản lý hợp lý trong quá trình xuất giao hàng hóa và trao đổi giữa các bên liên quan.

Trường hợp 3: Hàng hóa xuất kho để bán, đưa đi trao đổi, biếu, tặng hoặc tiêu dùng nội bộ

Trong trường hợp 3: Hàng hóa xuất kho để bán, đưa đi trao đổi, biếu, tặng hoặc tiêu dùng nội bộ, cần có hóa đơn GTGT hoặc hợp đồng bán hàng đúng với số lượng và giá trị của hàng đã được xuất bán. Những giấy tờ này cung cấp thông tin chính xác về giao dịch mua bán và giá trị hàng hóa, và đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý thuế, xác nhận giao dịch và bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan.

Hóa đơn GTGT hoặc hợp đồng bán hàng không chỉ là chứng từ pháp lý quan trọng mà còn giúp xác định rõ ràng các điều khoản và điều kiện giao dịch. Thông qua các thông tin về số lượng và giá trị hàng hóa, các bên có thể dễ dàng kiểm tra và xác nhận các giao dịch mua bán. Ngoài ra, những giấy tờ này cũng hỗ trợ trong việc quản lý thuế, đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật về thuế GTGT và bảo vệ quyền lợi của cả người bán và người mua.

Trường hợp 4: Hàng hóa được đưa đi bán lưu động hoặc tham gia hội chợ triển lãm

Trong trường hợp 4: Hàng hóa được đưa đi bán lưu động hoặc tham gia hội chợ triển lãm, cần có lệnh điều động nội bộ cùng với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ giao cho người vận chuyển. Các giấy tờ này đảm bảo quy trình vận chuyển và quản lý hàng hóa trong quá trình di chuyển và trao đổi.

1. Lệnh điều động nội bộ: Đây là giấy tờ ghi lại việc điều động hàng hóa từ cơ sở kinh doanh đến điểm bán lưu động hoặc triển lãm. Lệnh điều động nội bộ bao gồm thông tin về nguồn gốc, điểm đến, số lượng và các chi tiết khác liên quan đến việc chuyển hàng.
2. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Đây là giấy tờ ghi lại việc xuất kho và vận chuyển hàng hóa từ cơ sở kinh doanh đến điểm bán hoặc triển lãm. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ cung cấp thông tin về số lượng, mô tả hàng hóa, thông tin vận chuyển và các chi tiết khác liên quan đến việc giao hàng cho người vận chuyển.

Cả hai loại giấy tờ này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác và minh bạch của quy trình vận chuyển hàng hóa và cũng là căn cứ cho việc quản lý hàng hóa trong quá trình di chuyển và trao đổi.

Trường hợp 5: Xuất nguyên liệu để đưa đi gia công

Trong trường hợp 5: Xuất nguyên liệu để đưa đi gia công, cần có phiếu xuất kho ghi rõ việc xuất hàng đưa đi gia công kèm theo hợp đồng gia công. Phiếu xuất kho này cung cấp thông tin về số lượng, mô tả nguyên liệu và các thông tin liên quan đến việc gửi hàng đi gia công.

1. Phiếu xuất kho: Đây là giấy tờ quan trọng ghi lại việc xuất nguyên liệu để đưa đi gia công. Phiếu xuất kho cần phải đề cập đến mô tả nguyên liệu, số lượng, và thông tin vận chuyển đi gia công, giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình giao hàng.
2. Hợp đồng gia công: Đây là tài liệu pháp lý quan trọng chứng nhận và quy định các điều khoản, điều kiện và yêu cầu liên quan đến quá trình gia công. Hợp đồng gia công xác định các thông tin như mô tả công việc gia công, số lượng, chất lượng, thời gian và giá trị gia công, giúp đảm bảo sự hiểu biết rõ ràng và thỏa thuận giữa hai bên.

Khi sản phẩm đã được gia công và trả lại, cơ sở gia công cần có phiếu xuất kho ghi rõ việc xuất sản phẩm gia công trả lại cho đơn vị thuê gia công kèm theo hợp đồng gia công. Phiếu xuất kho này cung cấp thông tin về số lượng, mô tả sản phẩm gia công và các thông tin liên quan đến việc trả hàng. Điều này đảm bảo quá trình giao nhận sản phẩm gia công diễn ra một cách minh bạch và chính xác.

Trường hợp 6: Hàng hóa bị sai quy cách, chất lượng phải xuất trả lại bên bán

Trong trường hợp 6: Hàng hóa bị sai quy cách, chất lượng phải xuất trả lại bên bán, hoặc trường hợp xuất khẩu hàng hóa – kể cả cơ sở gia công hàng hóa xuất khẩu khi xuất khẩu, cần có ít nhất một trong các loại hợp đồng sau để đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch của quá trình giao nhận:

1. Hóa đơn GTGT: Hóa đơn GTGT là một trong những chứng từ phổ biến được sử dụng để chứng minh giao dịch mua bán hàng hóa và các dịch vụ liên quan. Trong trường hợp hàng hóa bị sai quy cách, chất lượng và cần phải xuất trả lại, hóa đơn GTGT có thể được sử dụng để ghi nhận thông tin về việc trả hàng và hủy bỏ giao dịch.
2. Hợp đồng bán hàng: Hợp đồng bán hàng là một tài liệu pháp lý quan trọng, xác nhận và quy định các điều khoản và điều kiện của giao dịch mua bán hàng hóa. Trong trường hợp xuất khẩu hàng hóa hoặc trả lại hàng hóa bị sai quy cách, chất lượng, hợp đồng bán hàng sẽ ghi nhận các điều khoản liên quan đến việc trả hàng hoặc chấp nhận trả lại hàng hóa.
3. Hợp đồng tự in để làm chứng từ lưu thông trên đường: Đây là một loại hợp đồng được tự in ra để sử dụng làm chứng từ lưu thông hàng hóa trên đường. Trong trường hợp xuất khẩu hàng hóa hoặc trả lại hàng hóa bị sai quy cách, chất lượng, hợp đồng tự in này có thể được sử dụng để ghi nhận các thỏa thuận đặc biệt giữa các bên liên quan đến việc trả lại hoặc vận chuyển hàng hóa.

Trường hợp 7: Sản phẩm là hàng hóa mà người bán không thuộc đối tượng phải lập hợp đồng bán hàng

Trong trường hợp 7: Sản phẩm là hàng hóa mà người bán không thuộc đối tượng phải lập hợp đồng bán hàng, có những quy định cụ thể cho từng loại hàng hóa:

1. Hàng lâm, thuỷ, hải sản, nông sản từ người dân sản xuất, khai thác: Đối với các cơ sở mua hàng lâm, thuỷ, hải sản, nông sản từ người dân sản xuất, khai thác, cần lập hợp đồng thu mua hàng lâm, thuỷ, hải sản, nông sản theo mẫu quy định. Hợp đồng này là một tài liệu pháp lý quy định các điều khoản, điều kiện và yêu cầu liên quan đến việc mua hàng từ người dân sản xuất hoặc khai thác. Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong quá trình mua bán hàng hóa này.
2. Đồ dùng cá nhân và hàng cá nhân từ người sử dụng trực tiếp: Trong trường hợp đồ dùng cá nhân do người sử dụng trực tiếp bán ra, cơ sở kinh doanh mua lại để bán hoặc nhận hàng ký gửi bán, cần lập bảng kê mua hàng và bảng kê nhận hàng ký gửi bán. Bảng kê mua hàng ghi lại thông tin về các mặt hàng cá nhân đã mua lại từ người sử dụng trực tiếp. Điều này giúp quản lý và ghi nhận chính xác các giao dịch mua bán hàng hóa cá nhân, đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật.

Trường hợp 8: Nếu là cơ sở kinh doanh bán lẻ hàng hóa cho người tiêu dùng có giá trị thấp dưới mức quy định

Trong trường hợp 8: Nếu là cơ sở kinh doanh bán lẻ hàng hóa cho người tiêu dùng có giá trị thấp dưới mức quy định, không yêu cầu lập hợp đồng bán hàng. Thay vào đó, cơ sở kinh doanh vẫn cần lập bảng kê bán lẻ hàng hóa để ghi chép và quản lý thông tin về từng giao dịch bán hàng và từng loại hàng hóa.

Bảng kê bán lẻ hàng hóa là một công cụ quan trọng để ghi lại thông tin chi tiết về các giao dịch bán hàng. Trong bảng kê này, thông tin được ghi rõ và cụ thể, bao gồm tên hàng hóa, số lượng bán, đơn giá, tổng giá trị của từng giao dịch, ngày tháng bán hàng và thông tin về khách hàng (nếu có).

Việc duy trì bảng kê này giúp cơ sở kinh doanh theo dõi lượng hàng đã bán ra, kiểm soát doanh thu hàng ngày, hàng tháng và hàng năm, đồng thời lưu trữ thông tin chi tiết về các giao dịch bán hàng. Điều này không chỉ giúp cải thiện quy trình quản lý bán hàng mà còn hỗ trợ trong việc xác định xu hướng tiêu dùng của khách hàng và đưa ra các chiến lược kinh doanh phù hợp.